- Aleksandra Pańta
- 13.05.2024
Komisja Nadzoru Finansowego jest instytucją, która ma za zadanie dbać, aby rynek finansowy w Polsce funkcjonował w sposób zgodny z przepisami i wymogami sektorowymi. KNF ma zapewniać stabilność, bezpieczeństwo obrotu oraz przejrzystość funkcjonowania instytucji rynku finansowego. Kluczowym zadaniem Komisji jest nadzór nad podmiotami rynku finansowego.
Obowiązki nadzorcze KNF dotyczą:
- podmiotów sektora bankowego,
- podmiotów sektora kapitałowego – firmy inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, domy maklerskie, doradcy inwestycyjni i maklerzy giełdowi, emitenci akcji;
- podmiotów sektora ubezpieczeniowego;
- podmiotów sektora emerytalnego;
- kas spółdzielcze, tzw. SKOKi;
- podmiotów sektora usług płatniczych i pieniądza elektronicznego oraz dostawcy świadczący usługę dostępu do informacji o rachunku (AISP);
- a od stycznia 2024r. także instytucji sektora pożyczkowego w zakresie udzielania kredytu konsumenckiego
Kontroli mogą podlegać wszystkie te podmioty i to nie tylko wtedy, gdy KNF nabierze podejrzeń, że w danym podmiocie występują nieprawidłowości. Komisja wykonuje czynności kontrolne w sposób ciągły i cykliczny, najczęściej zgodnie z planem, choć nie zawsze.
Podmiot nadzorowany zostaje wcześniej powiadamiany o wszczęciu kontroli na co najmniej 3 dni przed planowanym terminem kontroli. W praktyce jednak KNF daje więcej czasu na przygotowanie się do kontroli. Powiadomienie o kontroli odbywa się na piśmie, najczęściej pocztą, jednak może zostać również doręczony osobiście przez pracownika KNF. Komisja wskazuje przedmiot i zakres kontroli. Ma to na celu umożliwienie kontrolowanemu zgromadzenie lub przygotowanie dokumentów oraz zebranie innych niezbędnych informacji do przeprowadzenia kontroli. Najczęściej wraz z pismem o wszczęciu doręczona zostaje lista pierwszych dokumentów, które należy przygotować i udostępnić.
- Pismo o wszczęciu kontroli KNF – i co dalej?
Kontrola zwykle ma charakter bezpośredni, oznacza to, że przeprowadza się ją w siedzibie kontrolowanego. Pismo wszczynające kontrolę określa jej zakres i czas trwania, w raz z terminami rozpoczęcia, ilością osób kontrolujących oraz oczekiwaniach organizacyjnych.
- Przygotowanie dokumentów z pierwszego pisma
Wraz z pismem wszczynającym kontrolę najczęściej podmiot otrzyma listę oczekiwanych dokumentów lub informacji, które należy przygotować przed dniem rozpoczęcia czynności kontrolnych. Albo podmiot będzie zobowiązany przesłać je do KNF albo powinny być ona przygotowane w dniu rozpoczęcia kontroli – informacja o tym z pewnością znajdzie się w piśmie.
Niezwykle istotne jest, aby dokumenty te przygotować skrupulatnie i rzetelnie. To będą podstawowe dokumenty, status, regulamin organizacyjny, schemat struktury organizacyjnej, polityki, procedury, uchwały zarządu i rady nadzorczej, protokoły posiedzeń organów, etc.
- Przygotowanie pomieszczeń dla osób kontrolujących
Dla małych podmiotów już samo to może być sporym wyzwaniem. Warto wiedzieć, że osoby kontrolujące powinny mieć swobodny dostęp do pomieszczeń. Warto przygotować karty dostępu do firmy i biurowca.
- Zasoby techniczne
To przede wszystkim dostęp do komputera, maila, systemów informatycznych, sieci wifi, telefonu, drukarki.
- Legitymacje i książka kontroli
W pierwszym dniu kontroli ważne jest aby sprawdzić upoważnienia do kontroli oraz legitymacje służbowe pracowników KNF lub innych osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli. Od razu warto uzupełnić książkę kontroli.
- Bieżąca obsługa kontroli
To najczęściej największe wyzwanie dla Compliance oficera, ale też dla pozostałych osób, które będą na co dzień zobowiązane do dostarczenia kolejnych dokumentów i informacji oraz będą zobowiązane do odpowiedzi na pytania. Pytania będą pojawiały się zarówno w formie pisemnej, ale też podczas rozmów z konkretnymi osobami odpowiedzialnymi za dane obszary lub procesy w organizacji. Będzie to np. MLRO, osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, audyt, kontrolę wewnętrzną.
Odpowiedzi jesteśmy najczęściej zobowiązani dostarczyć niezwłocznie, to oznacza nie później niż następnego dnia.
- Czas trwania kontroli
Szczegółowy czas trwania kontroli Komisji zawsze powinien być wskazany już w zawiadomieniu o jej wszczęciu. Z uwagi jednak na zakres prac i ich złożoność Komisja może ten czas przedłużyć. Zgodnie z przepisem zawartym w art. 29 Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, kontrola powinna zakończyć się przed upływem 12 miesięcy od jej wszczęcia. Za dzień zakończenia kontroli uważa się dzień, w którym dokonana została ostatnia czynność kontrolna, poprzedzająca sporządzenie protokołu kontroli. O zakończeniu kontroli KNF niezwłocznie pisemnie informuje kontrolowanego.
Kontrola nie kończy się ostatniego dnia obecności kontrolerów w siedzibie firmy. Nawet po ostatnim dniu możesz zostać poproszony o uzupełnienie informacji lub przesłanie dokumentów. W sytuacji, gdy zespół kontrolujący uzna, że posiada komplet informacji zamknie kontrolę i prześle protokół pokontrolny.
- Protokół pokontrolny
Zgodnie z art. 34 Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, KNF dokonuje ustaleń na podstawie zebranych w toku kontroli:
- dokumentów, innych nośników informacji i rejestrów;
- wyjaśnień udzielonych przez osoby będące członkami organów, pracownikami i współpracownikami,
- danych i informacji zamieszczonych w systemach informatycznych;
- oświadczeń osób trzecich;
- zapisów obrazu lub dźwięku;
- innych materiałów, które mogą przyczynić się do ustalenia stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą.
Protokół pokontrolny sporządzony jest w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli ma on formę papierową wówczas kontrolerzy sporządzają trzy egzemplarze, z czego dwa przekazują do podmiotu kontrolowanego. Tymczasem protokół kontroli utrwalony w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym kontrolera i także przekazuje do instytucji nadzorowanej. Protokół musi także – bez względu na swoją formę – zostać odpowiednio podpisany, zgodnie z reprezentacją, przez kontrolowanego.
Zespół kontrolujący ma 30 dni od dnia zakończenia kontroli, aby przekazać protokół podmiotowi nadzorowanemu. Protokoły kontroli doręcza się kontrolowanemu bezpośrednio, za pokwitowaniem albo na adres do doręczeń elektronicznych.
Zgodnie z listą elementów obligatoryjnych, zawartą w art. 35a Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, protokół zawiera:
- firmę (nazwę) i adres kontrolowanego;
- wskazanie jednostek organizacyjnych kontrolowanego, objętych kontrolą;
- imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolerów;
- numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz wzmiankę o jego zmianach;
- określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
- datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
- imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób składających oświadczenia oraz udzielających informacji i wyjaśnień w toku kontroli;
- wzmiankę o pouczeniu, o prawach i obowiązkach kontrolowanego;
- opis dokonanych czynności kontrolnych oraz ustalenia dotyczące stanu faktycznego, ze wskazaniem dokumentów lub innych informacji i materiałów, na jakich ustalenia te zostały oparte, jak również opis stwierdzonych nieprawidłowości, ich zakresu i przyczyn;
- wykaz sporządzonych protokołów oraz wykaz czynności;
- miejsce i datę sporządzenia protokołu kontroli;
- wzmiankę o udzieleniu zaleceń;
- informację, że odmowa podpisania protokołu kontroli nie zwalnia kontrolowanego z wykonania zaleceń,
- zarządzenia Przewodniczącego Komisji wydane w toku kontroli.
Jeśli podmiot kontrolowany nie zgadza się z informacjami przedstawionymi w protokole to może odmówić podpisania protokołu kontroli, wyjaśniając na piśmie przyczyny odmowy. Ma na to 14 dni od dnia doręczenia mu protokołu. Może także złożyć zastrzeżenia do protokołu. Zastrzeżenia należy zgłosić w formie pisemnej w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Kolejnym etapem będą zalecenia pokontrolne
Jednym z najważniejszych elementów protokołu pokontrolnego są zalecenia. Zadaniem podmiotu kontrolowanego będzie szczegółowe zapoznanie się z zaleceniami pokontrolnymi. To będą zadania do wdrożenia.
Podmiot kontrolowany zobowiązany jest do przygotowania i przekazania Komisji harmonogramu realizacji zaleceń, zgodnie z formatką przekazaną przez KNF, w tym do wskazania w jaki sposób zalecenie zostanie zrealizowane, w jakim terminie i kto z organizacji jest bezpośrednio odpowiedzialny za realizację konkretnego zalecenia.
I tu uwaga! Harmonogram, a w zasadzie jego propozycję podmiot przekazuje do Komisji Nadzoru Finansowego do akceptacji. Jeśli terminy na realizację zaleceń będą zbyt długie, harmonogram w tym zakresie nie zostanie zaakceptowany. Warto jednak nie podchodzić zbyt optymistycznie do terminów realizacji zaleceń. Każda zmiana w harmonogramie dotycząca zarówno sposobu realizacji zalecenia, jak i zmiana terminu przyjętego w pierwotnym harmonogramie będzie wymagała zgody.
Szczegółowy czas trwania kontroli Komisji zawsze powinien być wskazany już w zawiadomieniu o jej wszczęciu. Z uwagi jednak na zakres prac i ich złożoność Komisja może ten czas przedłużyć. Za dzień zakończenia kontroli uważa się dzień, w którym dokonana została ostatnia czynność kontrolna, poprzedzająca sporządzenie protokołu kontroli. O zakończeniu kontroli KNF niezwłocznie pisemnie informuje kontrolowanego.
Podsumowując:
Warto na kontrole przygotować się już dziś. Jak to zrobić?
Pamiętaj przede wszystkim o porządku w dokumentach, odpowiednim ich oznaczeniu i zarchiwizowaniu. Wtedy znacznie łatwiej i sprawniej możesz obsłużyć zespół kontrolujący.
Przygotuj też pracowników na to jak maja się zachować na wypadek kontroli, czego mogą się spodziewać, opisz jak będzie wyglądała potencjalna kontrola.
W sytuacji, gdy osoby działające z ramienia podmiotu nadzorowanego, nie współpracują z zespołem kontrolnym, narażają się przede wszystkim na wysoką grzywnę. Ten kto utrudnia lub udaremnia przeprowadzanie czynności w postępowaniu kontrolnym lub administracyjnym, podlega karze grzywny do 500 000 zł, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Ponadto, Komisja może w drodze decyzji nałożyć na instytucję nadzorowaną karę pieniężną w wysokości do 20 000 000 zł, jeżeli kontrolowany uniemożliwia lub utrudnia rozpoczęcie lub przeprowadzenie kontroli, w tym nie wykonuje obowiązków lub uniemożliwia wykonywanie czynności.
Już dziś sprawdź, czy obowiązki wynikające z przyjętych w organizacji procedur są realizowane w sposób rzetelny i prawidłowy. Warto zastanowić się jakie są kluczowe procesy dla podmiotu i w tych obszarach częściej planować kontrole wewnętrzne.
Zabezpiecz także, aby procesy wymagające narzędzi IT były wdrożone w sposób poprawny i prawidłowo funkcjonowały. Nie sztuką jest przyjąć uchwałą Zarządu świetnej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy, ważne jest natomiast, aby ona została prawidłowo wdrożona a przewidziane w niej mechanizmy kontrolne rzeczywiście działały.
Przygotowanie się na wypadek kontroli, znajomość obszarów ryzyka, weryfikacja poprawności i szczelności procesów operacyjnych i mechanizmów kontrolnych, zdecydowanie usprawni pracę i funkcjonowanie podczas kontroli Komisji Nadzoru Finansowego, a na pewno zaoszczędzi Twój czas i pieniądze niezbędne dla realizacji zaleceń pokontrolnych KNF.
Autor: Justyna Walas-Ryba, ekspert Compliance/AML współpracujący z Vercly
Autor: Aleksandra Pańta | Data publikacji: 13.05.2024
![Polacy w obliczu inflacji sięgają po oszczędności [BADANIE]](https://www.lendtech.pl/wp-content/uploads/2022/08/josh-appel-netpasr-bmq-unsplash_md-704x434.jpg)
