- Lendtech
- 27.10.2021
W biznesie zna to chyba każdy – ciągłe tworzenie szablonów dokumentów angażujące wiele osób, uzupełnianie tych samych szablonów dokumentów o dane, to procesy które spokojnie można zautomatyzować. Ręczne generowanie standardowych umów to zmora małych i średnich firm, które marzą o tym, by usprawnić te procesy, przekierować pracowników do bardziej ambitnych zadań i wyeliminować błędy, które nierzadko prowadzą do groteskowych sytuacji. Jak to zrobić?
Jest klient, jest umowa – trzeba tylko przekleić dane z bazy do dokumentu, sprawdzić, czy wszystko jest zrobione dobrze, a następnie wygenerować dokument i wysłać na właściwy adres. I tak sto razy dziennie.
A gdyby tak nie trzeba było za każdym razem uzupełniać tego samego szablonu dokumentu o nowe dane? A gdyby tak, taka usługa była dostępna nie tylko dla wielkich korporacji, ale też dla mniejszych firm – te dzisiaj też obsługują klientów w sposób masowy, ale dosłownie brakuje im rąk do pracy. To więcej niż zmora. Szczególnie dzisiaj, gdy coraz trudniej o pracowników, a wewnętrzne IT ma ręce pełne pracy.
Jak nie stać się manufakturą „ctrl+C, ctrl+V”?
Fintechy, lendtechy, firmy i kancelarie windykacyjne, firmy generujące masowo dokumenty – wszystkie one mają ten sam problem. Setki powtarzalnych, ale za to bardzo ważnych czynności, które trzeba wykonywać każdego dnia. Wśród nich jest tworzenie szablonów dokumentów, które często wymaga wiedzy technicznej i zaangażowania IT, masowe generowanie dokumentów, które rozsyłane są do kontrahentów czy klientów (generowanie wniosków kredytowych, umów ubezpieczenia, pism windykacyjnych, itp.).
Wciąż wiele firm wykonuje tę prace ręcznie – dosłownie kopiując dane z formularza do szablonu właściwego dokumentu, który następnie przekazywany jest do klienta. O tym, że jest to nieefektywne nie trzeba nikogo przekonywać – to widać z każdego kąta.
Zła wiadomość jest taka, że tego rodzaju ręczne czynności będzie coraz trudniej realizować, bo mało który człowiek marzy o tym, by jego kariera zawodowa sprowadzała się do… uzupełniania danych adresowych i poprawiania fleksji w umowach. Wszystko wedle zasady – automatyzuj, albo giń. To ważna zasada, gdyż dług technologiczny w zakresie automatyzacji w pewnym momencie sprawi, że firma zacznie tracić względem konkurencji.
VSoft Document Services – intuicyjne narzędzie do tworzenia szablonów, automatycznego uzupełniania danymi i masowego generowania dokumentów.
Ale jak to zrobić? Z jakiego narzędzia skorzystać? Czy można to zrobić szybko i wykorzystując dobrze znane narzędzie MS Word? Można.
VSoft Document Services to innowacyjny dodatek do znanego i lubionego MS Word, który został stworzony z myślą o tym, by generowanie różnego typu pism w firmie było proste, automatyczne i niezawodne. To idealne rozwiązanie dla tych firm, które chcą automatyzować procesy firmowe w oparciu o sprawdzone rozwiązania.
VSoft Document Services zapewnia możliwość wykorzystania w szablonie wszystkich funkcji dobrze znanego MS Word, a także wstawienia wykresów z MS Excel. W ramach przygotowanego szablonu do dokumentu wstawiane są znaczniki, które umożliwiają uzupełnienie dokumentu danymi pobieranymi z systemu firmy. Do tego istnieje możliwość wykorzystania wydruku jako jednej z czynności w zdefiniowanym procesie biznesowym. Dokumenty są też automatycznie zmniejszane – nie zajmują zatem więcej miejsca niż to konieczne – to szczególnie istotne dla tych usług, które wymagają przechowywania dokumentów przez wiele lat.
Brzmi skomplikowanie? Nic bardziej mylnego – tojest proste w obsłudze i wcale nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Intuicyjny sposób projektowania szablonu sprawia, że łatwo nie tylko o modyfikacje, ale również nie stanowi wyzwania wdrażanie kolejnych wzorców dokumentów. A co się zyskuje? Zadowolenie pracownika, czas, wygodę i… standaryzację wyglądu dokumentu. Profesjonalne, dobrze wyglądające i czytelne dokumenty – tym też można się wyróżnić. Docenią to nie tylko klienci…
Więcej informacji na stronie VSoft Document Services.
Materiał powstał we współpracy z VSoft. Przeczytaj także: Digitalizacja procesu obsługi spraw sądowych w bankach i fintechach – VSoft Court Portal Connector
/Lendtech.pl
Autor: Lendtech | Data publikacji: 27.10.2021
![Polacy w obliczu inflacji sięgają po oszczędności [BADANIE]](https://www.lendtech.pl/wp-content/uploads/2022/08/josh-appel-netpasr-bmq-unsplash_md-704x434.jpg)
